（东农科字〔2020〕8号）

为加强我校转基因相关文件的档案管理工作，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，使档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为转基因试验的各项监管服务，结合我校实际，特制定本细则。

一、档案管理的范围

我校转基因试验所有相关文件资料，包括东北农业大学转基因生物安全领导小组成员和专家委员会成员的组成与变动，转基因生物安全监管工作责任状，安全责任制度、人员培训制度、应急预案、日常管理守则等各项管理制度，各项实验项目的转基因试验批文、安全自查报告、东北农业大学农业转基因生物试验用地申请表、转基因基地收获确认单、试验总结报告，安全检查记录，培训记录等文件。

二、档案管理人员及主要职责

1．由东北农业大学转基因生物安全领导小组办公室指定专人管理，负责所有转基因相关档案的分类、整理、归档、保管等工作；

2．档案管理人员要保证档案的完整与安全，使档案更好地为各项工作服务；

3．东北农业大学转基因安全领导小组有责任对档案的管理进行监督和指导。

三、档案的保管

要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向转基因安全领导小组报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时子以复制：对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷保管。

档案管理人员要做好档案资料的保密工作，除转基因安全领导小组成员以外，其他各部门人员不得查阅档案资料。

四、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据学校转基因试验实际情况，将所涉及的档案按学校整体文件到各项目具体文件分类，各项目文件按照项目审批号及时间顺序进行排序，并将所有纸质档案都建立相应的电子档案，以便管理和查找。

五、归档要求

1．归档的文件材料要完整、系统、准确；

2．学校的相关制度文件需装订成册；

3．归档的文件材料根据文件的不同类型可以是原件，也可以是复印件；

4．具体的项目档案需按审批号及时间进行排序；

5．密不可分的文件依序排列在一起，即制度、批文在前，自查报告在前、总结在后；正件在前，附件在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列；

6．文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份；

7．归档时间：档案管理人员应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理归档。

六、档案的查阅和借阅

1．除转基因安全领导小组以外的人员一律不许借阅；

2．凡因工作需要查阅档案的，须经转基因安全领导小组主管领导批准，办理查阅手续后进行查阅；

3．借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任；

4．档案管理人员对归还的资料要认真进行检查、清点，并在登记簿上注销。

七、档案保存期限

转基因试验档案保存期限应满足转基因项目安全监管追溯的需要，原则上为永久保管。

八、档案的销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经转基因安全领导小组批准后销毁，销毁的档案清单由档案管理员永久保存。

九、附则

此制度供各项目组参照执行，各项目组可结合实际情况制定符合项目组实际情况的档案管理制度。