东农校发〔2025〕43号

第一章 总则

第一条  为规范学校合同管理，防控合同风险，深入推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规和《东北农业大学章程》，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指以东北农业大学或东北农业大学授权的部门、学院（部）及直属单位（不含独立法人单位）为主体与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

第三条  学校合同管理实行“统一授权、归口管理、分工负责、依法履行”的工作机制，实现合同管理与业务职责相统一。

第四条 学校各单位以及相关管理人员在办理合同工作过程中应当遵循下列原则：

（一）依法签订合同，保证合同的合法性；

（二）切实履行合同，保证合同的有效性；

（三）有效监控合同，保证资料的完整性；

（四）及时处理纠纷，维护学校的合法权益。

第五条  签订合同是学校法人行为，学校各内设机构和个人未经授权不得对外签订任何形式的合同。合同内容涉及学校发展建设重大事项的，应提交学校相关决策会议审定后签订。“学校相关决策会议”一般指学校校长办公会议和党委常委会会议。

第六条 学校以及各单位不得签订经济担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第七条  学校各单位应当重视对合同的管理，完善内部管理制度，配备相应的合同管理人员，加强协调配合，提高合同管理水平。任何单位和个人不得以任何方式泄露在合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

第二章 合同管理基本制度

第八条 学校合同事务由合同综合管理部门、合同归口管理单位以及合同承办单位依各自权责进行管理和办理。合同归口管理单位与合同承办单位是同一单位的，统一参照本办法执行。

第九条  学校办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责包括：

（一）牵头制订学校合同管理的基本规章制度；

（二）为相关部门合同事务提供法律咨询服务；

（三）参与学校委托的重大合同谈判等工作；

（四）对提交学校相关决策会议审议的合同以及未列入学校归口管理的合同进行审核；

（五）负责东北农业大学公章的管理和使用；

（六）协助学校相关部门处理合同纠纷；

（七）完成学校交办的其他工作。

第十条 学校各二级单位对职能范围内所涉合同事务进行归口管理，是合同事务的归口管理单位，主要职责包括：

（一）负责归口管理范围内的合同审批、编号、备案、监督、检查、评估；

（二）督促归口管理范围内的合同履行；

（三）负责就其他合同中涉及本部门职权范围内的事项，进行业务审核，提出审核意见；

（四）协调处理归口管理范围内的合同纠纷以及法律诉讼；

（五）学校授权范围内的其他工作。

合同归口管理单位负责人为合同管理第一责任人。

第十一条  经学校授权，以下单位负责各自业务工作范围内的合同归口管理：

（一）组织部负责归口管理使用党费和党建工作经费开展党员教育和党员培训等合同；

（二）教务处负责归口管理本科生培养方面实验实习教学基地、教材出版、课程建设、产学研合作协同育人和教学管理平台建设等合同；

（三）研究生院负责归口管理研究生培养方面合作办学、联合培养、研究生招生、研究生实践实训基地、课程建设、教材出版等合同；

（四）科学技术处负责归口管理科研合作类合同，包括自然科学类、人文社科类纵向科研合同和科研图书出版等合同；

（五）社会合作与成果转化中心负责归口管理校企合作、校地合作等方面的合同，包括横向技术开发、技术服务、技术转让、技术作价入股等科技成果转移转化等合同；校企共建研发中心和产业技术研究院、校地（县、市、区）战略合作等协议；

（六）人事处负责归口管理人事类合同，包括事业单位聘用合同、劳动合同书、合同聘用制人员聘用合同书、引进人才项目合同书、聘用合同书（外籍人才A类）等合同；联合培养博士后研究人员合作、联合培养博士后、教师公派出国进修、教师国内访学进修等协议；

（七）国际交流合作处负责归口管理国际及港澳台地区的合作合同，包括与国外及港澳台地区的高校、科研院所、企业、国际组织、非政府组织等机构的合作协议；与外籍人员、港澳台居民签署聘任等合同，以及开展合作需签署的合作等协议；

（八）财务处负责归口管理学校存款合同、贷款合同等，以及在财务报销环节与报销业务相关的合同进行真实性审核，对不符合合同内容的业务不予受理；

（九）国有资产管理处负责归口管理学校征收和拆迁补偿协议、土地使用合同等，以及通过采购程序形成的货物类及与货物有关的服务项目采购合同，资产处置、经营性资产租赁合同；

（十）后勤管理处负责归口管理后勤业务相关合同，包含基本建设及维修改造类合同、社会化服务、能源供应管理、后勤采购及医疗资源共享、幼儿教育共建等合作共建类合同；

（十一）校友工作办公室负责归口管理校友捐赠合同、协议等；

（十二）招生就业处负责归口管理招生、就业服务类协议，包括但不限于招生工作协议、就业育人合作协议、招生工作合作协议和共建就业指导合作协议等合同；

（十三）现代教育技术中心负责归口管理有关校园网络与信息技术服务合同，包括校园网络基础设施建设、信息系统建设、信息化资源建设、信息化设施和系统运维等合同；

（十四）继续教育学院负责归口管理继续教育项目协议，包括主办及承办继续教育项目所涉及的协议，以及与具备教育属性的机构联合开办继续教育项目合作等合同；

（十五）保卫处负责归口管理校内治安、消防、交通等合同；

（十六）实验室管理处负责归口管理易制毒，易制爆等管制类化学品采购等合同；

（十七）图书馆负责归口管理各类图书纸本资源、电子资源采购、服务以及与图书资源等合同；

（十八）审计处负责归口管理服务类审计合同，以及在执行审计任务时，依据国家法律法规和学校相关规定对合同进行审计审查，重点审计合同业务的内部控制情况；

（十九）其他各职能部门负责职责范围内合同的归口管理工作。上述归口管理单位的名称或者职责调整的，合同归口管理部 门为调整后的相应部门。学校规范性文件对合同事项所涉的业务类型有业务归口管理规定的，合同归口管理单位为相应的业务管理部门；

（二十）学校各部门、学院（部）及直属单位（不含独立法人单位）负责归口管理标的额在10万元以下且执行本单位经费的日常业务类合同。

第十二条 合同内容中包含的业务涉及多个部门或单位的，根据合同性质或主要条款确定合同归口管理单位；不能确定的，原则上由合同经费的支出、收入单位作为合同归口管理单位。

第十三条  使用纳入学校资金办理的资产出租合同、资产处置合同以及货物、工程和服务的采购事项，应当同时按照学校招标与采购管理相关制度执行。

第十四条  学校各单位按照各自职责或者学校授权，为相应合同的承办单位，负责具体承办有关合同，合同承办部门是合同管理的直接责任部门。其主要职责为：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同相对方的资信调查；

（二）负责合理规划所承办支出合同的资金来源，避免签订无资金来源合同；

（三）负责合同的谈判和文本起草，将合同提交合同归口管理部门审查，并在审查通过后提请学校法定代表人签署或者学校法定代表人授权签署；

（四）将合同及时提交合同归口管理单位备案，提交学校档案馆存档；

（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订以及履行过程中形成的有关资料；

（六）处理或者协助处理合同纠纷；

（七）完成学校交办的其他工作。合同承办单位为两个或者两个以上单位的，可根据工作分工，分为主要承办单位和协助承办单位，由主要承办单位组织协调相关事宜。

第十五条  合同承办单位应当在本单位指定1-2名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应当为学校在编在岗正式工作人员，合同谈判、签订、履行以及纠纷处理过程中承办人工作调动的，承办单位应当及时确定新的合同承办人。合同承办人应当依照法律法规和本办法的规定，按照所在单位的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对出现的任何与合同有关的问题，承办人应当及时向本单位负责人进行报告。

第三章 合同起草

第一节 一般规定

第十六条  合同原则上应当由我方或者以我方为主起草。合同文本一般由合同承办单位起草，重大合同或者法律关系复杂的特殊合同应当由合同归口管理单位邀请学校法律顾问共同起草。使用国家、行业制定的合同范本，应当对涉及权利义务关系的条款进行认真审查，可根据实际情况进行适当修改。有关的科研合同，项目委托单位有合同格式和专门要求的，可根据实际情况采用。

第十七条  订立合同，除即时清结方式或者学校另有规定的情形外，一律采用书面形式。

第十八条  合同的语言应当准确、严谨、简练和规范，禁止使用模糊表述。合同中的术语、特有词汇和重要概念应当作出专门解释。合同中涉及数字、日期时应当注明是否包含本数，涉及金额的数字应当同时附上大写。

第十九条  合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或者按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应当包括以下条款：

（一）当事人；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬及给付方式；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法；

（九）签订时间、有效期限；

（十）其他根据高校合同的特点、种类和标的等应当具备的条款，包括但不限于基于政策变更的调整条款，合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否需要公证，合同中的定义条款，合同的生效条件，技术、商业秘密、知识产权的保护等。

第二十条  合同约定的有效期限原则上不超过五年，如确需签订超过五年（含自动续约后的总期限）的长期合同，应当经分管校领导审批，根据合同性质，报请学校相关决策会议审议决定。

第二十一条  合同有关争议的解决，一般情况下，应当约定由我方所在地的人民法院管辖。

第二节 合同协商、谈判

第二十二条  合同承办单位在合同协商、谈判前，应当指明具体承办人负责合同的协商工作。对于影响重大、专业技术或者法律关系复杂的合同，合同承办单位应当报请合同归口管理单位组织相关专业人员参与谈判，必要时可聘请校外专家参与相关工作。协商、谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

第二十三条  合同承办单位和承办人应当在合同协商、谈判前进行充分准备，制定工作预案，确定谈判策略；在协商、谈判过程中，应当及时向合同归口管理单位、分管校领导报告工作进展，遇有重大问题需要请示学校决策的，应当及时提请学校相关决策会议审议决定，工作中可根据需要随时就有关问题征求相关部门和专家的意见，争取和维护学校权益。

第二十四条  合同承办单位应当在合同协商、谈判的早期阶段组织对合同所涉项目进行可行性论证，认真评估合同签订以及履行中的预期收益和风险，形成明确具体的可行性分析论证意见和结论。学校相关文件有明确要求的，应当严格遵照执行。

第二十五条  合同承办单位及其承办人应当审查合同相对方的主体资格和履约能力，要求合同相对方出具相应的授权委托书、法人登记证、营业执照、经营许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件，必要时应当要求对方提供相应的担保。合同承办单位和承办人应当详细调查、了解和掌握合同相对方的下列情况：

（一）主体资格是否真实、合法、有效；

（二）资信情况是否全面、可靠；

（三）履约能力是否有保证；

（四）合同标的的真实性；

（五）代理人的代理事项、权限和代理期限是否明确、有效；

（六）应当掌握的其他相关情况。合同相对方履约能力或者资信状况有疑问的，不得与其签订合同；必须签订合同时，应当要求其提供合法、真实和有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的法人实体，并应当对担保人适用前款规定进行审查。

第二十六条  在合同协商、谈判过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。对协商、谈判过程中往来的所有数据和资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免延误造成损失。

第四章 合同审查和签订

第一节 合同审查

第二十七条  合同在签订之前，合同承办单位和承办人应当对合同草案以及与合同有关的证明材料提交合同归口管理单位进行审核。拟签署的合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确无歧义，合同内容准确反映学校意图，符合学校利益。

第二十八条  合同归口管理单位审核合同草案时，应当要求

合同承办单位书面说明合同目的、合同谈判的背景和过程、合同的具体承办人、可行性分析论证情况、合同执行的预期与设想和相关业务主管部门的意见等内容，必要时可以要求提供主管校领导的意见、学校相关决策会议审议意见。对于标的额较大、法律关系特别复杂的合同，合同归口管理单位可通过法律顾问审查、多部门会商协调、专家风险评估等方式进行论证。

第二十九条  合同归口管理单位审核的合同草案，同时涉及其他业务部门管理事项的，合同归口管理单位应当根据合同管理权限，与相关业务部门协调确定业务审核流程。

第三十条 合同归口管理单位对合同进行业务审核时，主要审核合同的可行性、经济性，合同的业务风险，合同事项的有效管控，合同的业务管理责任等。涉及财务收支的合同，财务处负责对合同所涉及的结算方式、开支范围等财务条款的合理性和合规性进行审核，提出意见。涉及资产变动的合同，国有资产管理处应当负责对合同所涉及的资产权属的明确性、资产审批手续的完备性等进行审核，并提出意见。

第三十一条 货物及服务类、工程类合同依据《黑龙江省政府采购合同监督管理办法(试行)》（黑财规审〔2022〕24号）签订（具体流程见附件1、附件2）；其他合同审核统一在学校OA协同办公系统中进行，审核意见应当明确、具体，应使用“同意”“不同意”。禁止使用“原则同意”“基本可行”等模糊性语言，上述语言的使用，视为对合同草案的否定（OA协同办公系统审核流程见附件3）。

第三十二条 合同归口管理单位一般应当在三个工作日内提出审核意见，遇有需要调查核实有关事项或者对有关问题作深入讨论分析等特殊情况的，可以适当延长审核时间。

第二节 合同签订

第三十三条  学校实行分级合同签署授权制。学校法定代表人可直接签署；其他合同由学校法定代表人授权指定的分管校领导、归口管理部门负责人签署。本办法即为学校法定代表人（校长）授权依据，在签订合同过程中，如无特殊需要，学校法定代表人（校长）无需单独签订合同授权委托书。

第三十四条 凡涉及“三重一大”的合同，严格执行《东北农业大学委员会常务委员会会议议事规则》和《东北农业大学校长办公会议议事规则》规定，要经学校校长办公会议、党委常委会会议集体审议；凡涉及政策法规要求，须学校法定代表人签署的合同，由学校法定代表人签署。

第三十五条 凡标的额超过10万元（含10万元）的合同，由学校法定代表人授权委托的相关业务或列支经费的分管校领导签订。合同签订后，合同归口管理单位将合同文本送学校办公室加盖东北农业大学公章。

第三十六条 凡标的额在10万元以下且执行合同归口管理单位经费的日常业务类合同，包括办公用品、教学科研试剂等货物类合同和车辆租赁、设计制作等服务类合同，学校法定代表人可依据规范性文件或者合同管理实施细则、内部管理制度，授权职能部门、教辅及直属单位（不含独立法人单位）、学院（部）负责人，在其职责范围内以学校名义对外签订合同，并加盖东北农业大学公章。

第三十七条 禁止倒签合同。如发生倒签或补签行为，合同管理部门有权不履行审批手续，给学校造成损失，归口责任单位应承担相应责任。遇到突发意外事件或不可抗力的情形除外。

第三十八条  合同的签署，原则上应当由合同相对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。

第三十九条  合同的末页应当载有合同正文条款，否则应当标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。禁止将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页，交、寄给对方签字盖章。向国家或者地方政府申报科研项目的合同有此情形的，可按项目资助方的要求执行。

第五章 合同履行

第四十条  合同生效后，合同承办单位负责全面履行合同义务，合同承办单位和承办人负责合同的履行，及时向合同归口管理单位，必要时向主管校领导、学校法定代表人或者学校相关决策会议报告合同履行情况，协调解决或者请求学校协调解决合同履行中遇到的问题，全面维护学校权益。

第四十一条  合同归口管理单位负责督促和协助合同承办单位依法依约履行合同，根据承办单位的申请和学校要求，协助承办单位解决合同履行中遇到的问题。合同履行过程中，需要有关部门和单位配合的，合同承办单位可以报告归口管理单位进行协调。

第四十二条  合同生效前，承办单位不得实际履行合同。除法律另有规定或者合同另有约定外，不得擅自改变或者转让合同义务。

第四十三条  合同生效后，如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同归口管理单位应当及时向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履行。如因对方违反合同而使学校遭受损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全相关证据。如学校无法履行合同，合同承办单位应当立即将相关情况报告主管校领导和合同归口管理单位，积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失，并注意收集、保全相关证据。

第四十四条  合同承办单位和承办人发现签约时的条件发生变化，继续履行合同将给学校造成损失时，应当及时启动预警机制，告知合同归口管理单位，并向主管校领导汇报，建议变更或者解除合同。合同承办单位和承办人在收到对方要求变更或者解除合同的通知后，应当及时告知合同归口管理单位，并向主管校领导汇报，做出相应处理。

第四十五条  变更或者解除合同，应当符合法定或者约定的条件和形式，同时应当注意以下事项：

（一）合同主体变更，应当征得合同各方同意；

（二）合同中有担保条款的，变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认；

（三）合同经过上级主管部门批准的，变更或者解除合同的协议应当报原批准机关批准；

（四）合同经过公证的，变更或者解除合同的协议应当符合原公证合同的约定；

（五）变更或者解除合同的通知或者答复，应当在法定或者约定的期限内做出；

（六）变更或者解除合同的协议或者通知，应当采用书面形式；

（七）法律法规有特别规定的应当按其规定办理。

第四十六条  变更或者解除合同按照本办法规定的合同签订程序进行，需重新履行本办法规定的合同管理程序。

第四十七条  发生合同纠纷应当争取通过各方协商解决，协商不成的，应当在法律规定的诉讼时效内按照合同约定提起诉讼或者仲裁。学校需要向对方主张权益的，在诉讼时效届满前，合同承办单位可以先行向对方发送主张权益的函件以中断诉讼时效，同时应当注意避免损失扩大。

第四十八条  合同纠纷的解决，一般以合同承办单位为主进行。纠纷发生时，合同承办单位应当及时通知合同归口管理单位，并向主管校领导、必要时向学校相关决策会议进行报告，同时应当迅速收集相关证据，研究应对的对策和方案，向学校提出解决的建议，经学校同意后进行处理。合同承办单位处理合同纠纷，应当按照案件授权委托程序取得学校书面授权，未经授权不得向对方做出实质性答复或者承诺。因合同纠纷引起诉讼或者仲裁的，合同承办单位应当按照学校相关规定及时依法进行应对和处理，不得拖延。

第四十九条  合同承办单位和承办人在处理合同纠纷过程中应当维护学校权益，纠纷处理完毕后应当形成书面报告，说明纠纷处理的过程和结果，并应当对发生纠纷的原因作出分析。学校受到损失的，要说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等，书面报告应当呈报主管校领导。

第六章 合同用章

第五十条 学校各类合同用章统一使用东北农业大学公章。学校各内设机构曾用于合同签订的印章自本办法实施之日起一律废止。

第五十一条  禁止在空白合同书上加盖印章。签署合同应当加盖骑缝章。有附件的合同，附件应当与主合同一起加盖骑缝章。

第五十二条  合同用章应当符合本办法以及《东北农业大学印章管理办法》的规定，未履行相应审批和签署程序的合同，不得加盖印章。

第七章 合同备案和存档

第五十三条 学校各类合同均应建立备案、归档机制。合同承办单位和合同归口管理单位应当按照各自权责负责合同资料的收集、归档与保管工作，加强保密工作，防止合同资料和秘密外泄。

第五十四条  合同承办单位和合同归口管理单位应当建立合同档案，合同档案一般包括合同文本以及附件、可行性研究报告、往来函件、对方签约人或者法定代表人身份证明、补充协议、变更或者解除合同协议、验收材料等与合同相关的文字记录、函件、资料等。合同承办单位和合同归口管理单位应当妥善保存合同谈判、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部原始文件资料，防止合同资料出现缺失。

第五十五条  合同承办单位和合同归口管理单位应当建立动态的合同台账，加强对合同的跟踪管理。合同台账可记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况以及违约、变更、转让、解除等事项。

第五十六条  合同签订以后，合同承办单位应当及时向合同归口管理单位提交一份合同原件进行备案。合同归口管理单位应当加强合同备案登记管理，建立完整的合同备案登记资料。

第五十七条  对于合同签订、履行以及纠纷处理过程中形成的文件，合同承办单位应当按照学校档案管理规定，及时将有关资料上报学校档案馆归档，同时在本单位保存已存档文件资料的复印件，标明原件存档的时间和处所。合同资料原则上应当长期保存，法律法规或者学校档案管理办法有特别规定的，从其规定。需要销毁合同资料的，应当履行相应的审批程序。

第八章 监督与责任追究

第五十八条 合同归口管理单位应当建立合同履行情况评估制度，每年对合同归口管理范围内的合同管理情况进行检查和监督，对合同履行情况进行分析评估。学校定期对各单位合同管理和履约情况进行检查，对发现合同管理和履行中存在的不足及时加以改进。

第五十九条 学校纪委办公室和审计处可按照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应当及时报告学校并进行纠正和查处。

第六十条  在合同签订、履行过程中，有下列情形之一的，应当追究责任单位和责任人员的责任：

（一）未经授权，擅自对外签订合同的；

（二）超越学校委托权限签订合同的；

（三）应当签订书面合同但未签订的；

（四）签署阴阳合同、恶意拆分合同、恶意倒签合同的；

（五）合同归口管理单位和有关承办人员没有按本办法的规定履行职责的；

（六）与合同相对方或者其工作人员、第三人串通，损害学校利益的；

（七）合同承办单位或者合同归口管理单位未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等关键信息的；

（八）在签订和履行合同中失职、渎职或者以权谋私，使学校利益受到损失的；

（九）在签订和履行合同中泄漏国家秘密、工作秘密或者商业秘密的；

（十）合同用章不符合规定的；

（十一）发生纠纷后，隐瞒情况、不及时汇报、不及时采取措施或者擅自放弃权利的，应当追究对方违约责任而擅自放弃的；

（十二）不按照规定收集、保管合同资料以及将合同提交备 案和存档的；

（十三）其他违反法律法规和学校规定，造成学校损失的。

存在上述情形，未给学校造成损失的，对直接责任人或者负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，按照学校相关规定追究责任单位和责任人员的行政和经济责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究法律责任。

第九章 附则

第六十一条 学校非经济类合同的管理参照本办法执行。  

第六十二条 本办法未尽事宜按法律法规、上级文件或学校有关规定执行。

第六十三条 本办法自印发之日起执行，由学校办公室负责解释。

 

附件1

东北农业大学货物及服务项目合同签订流程图

附件2

东北农业大学工程类项目合同签订流程图