（东农校发〔2023〕43号）

第一章  总则

第一条  为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，更加有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条  东北农业大学档案（以下简称学校档案）是指东北农业大学在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新及学校管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案工作是学校重要的基础性、支撑性工作，学校及各单位要将档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入学校各级领导及教学、科研和管理人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  学校档案工作原则是统一领导、集中管理。为保持档案工作与学校各方面工作的协调发展，学校应在人员、经费、库房、设备等方面予以保证。

第二章  管理体制

第五条  学校档案工作接受黑龙江省教育厅和黑龙江省档案局的领导、监督和检查。

第六条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

（三）建立健全与学校办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费。

（四）决定学校档案工作中重要奖惩和其它重大问题。

第七条 学校成立由校长为主任，分管档案工作的校领导为副主任，校办、组织部、人事处、财务处和档案机构所在处级单位负责人为成员的档案工作委员会（档案工作的议事协调机构），委员会办公室设在档案部门，其职责是：

（一）拟写、审定学校档案工作规章制度。

（二）研究、决定学校档案工作重大事项。

（三）监督、检查全校各单位档案工作情况。

（四）组织实施全校各单位档案工作考核、评比。

第八条  学校设立专门档案部门，收集、保存和提供利用学校档案。档案部门使用“东北农业大学档案馆”和“东北农业大学档案馆证明专用章”作为资源建设和提供利用工作等业务工作印章。档案部门职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，贯彻落实学校档案工作规划和学校档案工作规章制度，制定本部门工作规章制度。

（二）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学校各类档案及有关资料。

（三）维护学校历史的真实面貌，发挥档案原始凭证作用，发挥档案育人、资政作用。

（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）开展档案开放和利用工作。

（七）开展日常档案业务指导和定期档案业务培训。

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第九条  各学院、部、处、办等单位行政负责人为本单位档案工作负责人，可确定1位单位领导协助分管。处级单位实行两级兼职档案员制度。原则上每个处级单位设立1名一级兼职档案员，根据实际工作需要设立若干名二级兼职档案员。

（一）单位档案负责人及协助分管领导主要职责

1．贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，贯彻落实学校档案规章制度，批准本单位档案工作规章制度。

2．将学校档案工作纳入本单位工作计划、纳入工作人员职责范围，在布置、检查、总结各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

3．积极支持本单位兼职档案员开展档案工作，积极支持其参加档案业务培训和交流，为其解决工作中遇到的困难。

4.负责组织本单位文件材料收集、归档情况自检自查。

（二）一级兼职档案员上岗条件和主要职责

1．热爱档案工作，遵纪守法、忠于职守。努力学习档案专业知识，积极参加业务培训，具有满足工作需要的信息系统应用知识和技能。

2．主动接受校档案部门的业务指导和监督检查，对本单位二级兼职档案员及所有工作人员进行档案知识宣传和档案业务的监督、指导，保证归档文件材料符合东北农业大学档案质量要求（附件6）。

3.每年年初向学校档案工作委员会办公室（设在学校档案部门）报送本单位档案分管领导、一级兼职档案员、二级兼职档案员情况表备案。

4．根据工作实际和本单位文件材料归档范围，认真做好本单位各类文件材料的收集、整理、分类、保管期限划分和著录等工作，按时向档案部门移交归档。

5．积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》，做好文件材料的安全和保密工作。

6.协助领导认真做好本单位二级兼职档案员档案工作任务分配和完成情况监督检查。

7.积极配合档案部门开展档案宣传和专项材料收集工作。

（三）二级兼职档案员工作职责

1.主动接受校档案部门和本单位一级兼职档案员的业务指导和监督检查。

2.根据档案工作任务分工，认真做好负责范围内文件材料的留存、收集、整理、分类、保管期限划分和著录和向档案部门按时归档工作。

第十条  各级领导、全校教职工在工作中形成的、对学生、学校和社会具有保存价值的各种载体、各种形式的文件材料（包括电子文件），均应按规定及时归档，任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。

第三章  学校档案收集保管

第十一条 学校档案类目设置

学校档案一级类目设定：党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品、出版物、外事、财会、声像、实物共计12类。

二级类目、三级类目设定，具体见《东北农业大学档案分类表》（附件1）。

第十二条 归档范围和保管期限

各类文件材料归档范围及档案保管期限见《东北农业大学各类文件材料归档范围及档案保管期限表》（附件2）。

第十三条  不归档文件材料范围

不归档文件材料范围见《东北农业大学不归档文件材料范围》（附件3）

第十四条 归档文件材料要求

归档的档案材料应质地优良、书绘工整、声像清晰。电子文件应保证其来源可靠、程序规范、要素合规。进馆时要进行真实性、可用性、安全性、完整性“四性”检测。

第十五条  整理、编目

各单位兼职档案员在档案部门的指导下具体负责本单位文件材料的收集、整理、分类、编目工作，移交档案同时移交归档文件材料电子目录。

与纸质文件材料双套归档的电子文件的排序和命名应与纸质档案一致。各管理系统及学校网站中导出的归档电子文件，亦应按件进行整理、分类、编目。电子文件格式推荐使用DOC、PDF、TIFF、JPEG、MP3、MP4、WAV，其他格式应与相应的阅读器、支持软件等一同存储。

归档的纸质载体文件材料整理方法见《东北农业大学归档纸质文件材料整理方法》（附件4），档案质量要求见《东北农业大学档案质量标准》（附件5）。编目要求见《东北农业大学档案信息编目规范》（附件6）

第十六条  业务指导

档案部门应根据需要定期开展档案业务培训，随时提供档案业务指导。根据各单位职能及职能变化，制订并及时调整《东北农业大学各单位文件材料归档范围、保管期限、分类表》，分发各单位，便于各单位进行文件材料的收集、整理、编目等工作。

第十七条  归档时限
　　（一）党政、外事、出版、声像类文件材料及教学、科研、设备、基建、财会门类中的综合管理性文件材料，按自然年度于次年4月底前归档。
　　（二）教学类中非综合管理类文件材料按教学年度于次学年寒假前归档。
　　（三）科研、设备、基建、产品等项目文件材料在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

（四）全校性重大活动的文件，应在完成后的1个月内归档。

（五）对于征集的其他类档案和上级有特殊规定的文件材料随时归档。
　　第十八条  归档手续

移交、接收档案必须严格履行交接手续。

档案部门对归档文件材料进行质量检查、数量核对，无误后与归档单位办理交接手续。交接文据一式二份，交接双方签名盖章，双方各保存一份，档案馆的交接文据收入全宗卷中保管。

归档部门应对移交材料进行开放审核，并在交接文据中附具意见。

第十九条  归档情况自查

学校实行各单位文件材料归档情况自检自查制度，即各单位对照本单位应归档文件材料范围和工作实际，每年一次对上一年度的文件材料归档情况进行自检自查，自查过程中发现有遗漏文件材料要及时补归，确保各类文件材料应归尽归。

第二十条  鉴定、销毁

对保管期限已满、失去保存价值的档案，档案部门应登记造册，组织鉴定，报校长（学校档案工作委员会主任）批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条  档案统计

档案部门应有专人负责下列统计工作：

（一）档案的收进和移出，全宗和档案卷、件数量，档案的利用、销毁等有关数据；
   （二）按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十二条  档案管护

档案部门应建立和健全库房管理的规章制度，配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体、防高温、防鼠等“十防”设施，控制和记录库房温湿度。研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，以确保档案的安全与完整。

对带有密级的档案应在档案库房中单独存放、专人管理。
   档案部门对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，遇有特殊情况应立即向校领导报告，及时处理。

第四章  学校档案利用、开放与编研

第二十三条  提供利用

学校档案部门是学校出具档案证明的唯一机构。加盖 “东北农业大学档案馆”印章或“东北农业大学档案馆证明专用章”的档案复制件，与原件具有同等效力。

档案部门应本着服务师生、服务学校、服务社会、利于安全、保护隐私、方便工作的原则，积极开展档案利用服务。应设立专门的阅览室、编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学生、学校和社会利用档案创造便利条件。

第二十四条  单位和个人利用档案，需填写利用登记表写明利用用途。根据档案的开放级别分别履行相应的审批手续。

第二十五条  对馆藏档案，自形成之日起满二十五年的，应依据国家有关档案开放的具体办法，由档案部门会同档案形成或移交单位开展档案开放鉴定，报校长（档案工作委员会主任）批准后，通过其网站或其他方式公布开放档案目录。
第二十六条  档案部门应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，涉及未开放档案的，应当经档案形成单位同意，并报请校长（档案工作委员会主任）批准。

第二十七条  档案部门应积极开展档案学术研究和交流活动，积极参加本系统、本地区的档案学会活动，提高档案学术水平。

第二十八条  档案部门应采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等）积极开展档案宣传工作。条件成熟时，可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 信息化建设

第二十九条 学校加强档案信息化建设工作，将其纳入学校信息化建设总体规划。档案信息化工作与学校信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。

第三十条  积极推进数字档案馆（室）建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

第三十一条  建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作；采用购买服务方式的，应符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质。档案数字化应当符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。

第三十二条  建立电子文件归档与电子档案管理制度，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案管理工作。电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

第三十三条  配备满足档案信息化管理需要的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备，并适当冗余、方便扩展。

第三十四条  学校办公自动化系统和其他业务系统应考虑电子档案管理需求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。

电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。

第三十五条  统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全工作，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。

第六章  附  则  

第三十六条  因管护不力造成档案损失、丢失借出档案或因归档不全造成严重后果的，根据《档案管理违法违纪行为处分规定》，追究相关责任人的责任。

第三十七条  本办法由档案部门负责解释，自印发之日起实行。2015年12月4日印发的《东北农业大学档案管理办法》同时废止。