（东农党发〔2014〕1号）

第一章 总 则

第一条 为推进学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准和《黑龙江省〈党政机关公文处理工作条例〉实施细则》（黑办发〔2012〕26号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指学校党政公文（以下简称公文），是指以学校名义制发的公文和上级单位、同级单位、不相隶属单位等以单位名义发给学校的正式公文。

第三条 本办法所指公文处理主要包括发文处理和收文处理。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党政办公室负责学校公文处理工作，并对各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第六条 学校公文种类主要包括：

（一）决议。适用于学校党代会、教代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于学校对重要事项作出决策和部署、奖惩师生员工、变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于学校对重要问题提出政策措施。

（五）通知。适用于学校传达上级单位指示，发布要求下属单位执行或者周知的事项；转发上级单位、同级单位和不相隶属单位公文，批转下属单位公文；公布人事任免；印发准则、条例、规定、办法、细则、要点、总结、规划、纲要、计划、方案等。

（六）通报。适用于学校表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于学校向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于学校向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于学校答复下属单位的请示事项。

（十）函。适用于学校向同级单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于学校记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 学校公文主要由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、附件、页码等组成。

（一）学校公文常用发文机关标志主要包括“中共东北农业大学委员会文件”“中共东北农业大学委员会”“东北农业大学文件”“东北农业大学”4种。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色。

（二）学校公文发文字号主要包括“东农党发〔××××〕×号”“东农校发〔××××〕×号”等14种。发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份和发文顺序号使用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。学校公文发文字号由党政办公室统一编排掌握，14种发文字号对应发文机关标志及主要功能如下：

1．东农党发〔××××〕×号，使用“中共东北农业大学委员会文件”发文机关标志。适用于传达贯彻上级党组织的方针、政策，转发上级党组织的公文，向上级党组织请示、报告工作或答复问题；部署学校党委重要工作，印发学校党委领导重要讲话及规章制度，公布干部任免；批复下属党组织请示、报告等。

2．东农党函〔××××〕×号，使用“中共东北农业大学委员会”发文机关标志。适用于就有关具体事项与同级单位、不相隶属单位党委（党组）商洽工作、征询意见、进行答复；答复下属党组织请示、报告等。

3．东农组字〔××××〕×号，使用“中共东北农业大学委员会文件”发文机关标志。适用于公布基层党建、党员发展、教育、管理等相关工作通知、安排；基层党组织换届、基层党支部设置、系主任、党支部书记备案等的批复；向上级主管单位请示、报告或答复党的建设工作相关问题等。

4．东农校发〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于转发上级行政机关及有关单位的公文，向上级行政机关及有关单位请示、报告工作或答复问题；部署学校行政重要工作，印发学校行政重要规章制度；批复下属行政单位请示、报告等。

5．东农政函〔××××〕×号，使用“东北农业大学”发文机关标志。适用于向同级单位、不相隶属单位商洽工作、询问事项、请求批准或答复问题等。

6．东农办字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于安排、布置全校性、常规性、综合性事务工作等。

7．东农学字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布本科生奖惩，安排、布置学生工作重要事项；向上级主管单位请示、报告或答复学生工作相关问题等。

8．东农教字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布考试违纪本科生处分，授予本科生学位，安排、布置本科教学工作重要事项；向上级主管单位请示、报告或答复本科教学工作相关问题等。

9．东农科字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于申报科研项目、资金及奖励，安排、布置科技工作重要事项；向上级主管单位请示、报告或答复科技工作相关问题等。

10．东农人字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布专业技术职务聘任结果，安排、布置人事工作重要事项；向上级主管单位请示、报告或答复人事工作相关问题等。

11．东农研字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布研究生指导教师遴选结果及考试违纪研究生处分，授予研究生学位，安排、布置研究生工作重要事项；向上级主管单位请示、报告或答复研究生工作相关问题等。

12．东农外字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于办理校领导出境访问申请，外国专家及留学生来校访问、学习申请，中外合作办学项目学生成绩认证、学籍证明、资金证明，授予外国留学生学位；向上级主管单位请示、报告或答复外事及留学生工作相关问题等。

13．东农基字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于申报基建项目，向上级主管单位请示、报告或答复基建工作相关问题等。

14．东农继字〔××××〕×号，使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于申请设立网络教育学院校外学习中心，授予成人高等教育学生学位，申请举办各类培训项目；向上级主管单位请示、报告或答复继续教育工作相关问题等。

以学校名义正式开具的委托书、证明等，以及不适合以上14种发文字号的学校公文，可采用“东北农业大学”发文机关标志和“〔××××〕-×”发文字号。

（三）上行文应当标注签发人姓名。签发人为学校党政主要领导或经授权的其他校领导。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字使用3号仿宋体字，签发人姓名使用3号楷体字。

（四）公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，使用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列时应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。校内发文时，可略去发文机关名称。

（五）公文的主送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。校内发文时，党发文主送机关一般为“各党委、总支”，校发文主送机关一般为“各学院、部、处、办及直属单位”，党政联合行文时主送机关一般为“各党委、总支，各学院、部、处、办及直属单位”。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（六）公文正文使用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次序数依次使用“一、”“（一）”“1.”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等不能回行。公文首页必须显示正文。

（七）公文如有附件说明时，应在正文下空一行、左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．××××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

（八）学校党委或行政单独行文时，署“中共东北农业大学委员会”或“东北农业大学”，应在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；党委、行政联合行文时，应在成文日期之上、以成文日期为准，分两行居中编排发文机关署名，第一行应先署“中共东北农业大学委员会”，下一行再署“东北农业大学”，“东北农业大学”每个字之间应空一字。

（九）成文日期应以签发日期为准。一般应右空四字编排于发文机关署名之下，使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（十）学校党委或行政单独行文时，分别使用“中共东北农业大学委员会”“东北农业大学”印章，印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；党委、行政联合行文时，同时使用“中共东北农业大学委员会”“东北农业大学”印章，两个印章横向并排，中间留有一字距离空隙，“中共东北农业大学委员会”印章在前，“东北农业大学”印章在后，整体应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的方法加以解决。

（十一）向上级机关报送的请示、报告等公文，须附注说明联系人、联系电话等，应居左空两字加圆括号编排在成文日期下空一行。

（十二）除主送机关外，还需其他机关执行或知晓公文内容时，可抄送。抄送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，使用4号仿宋体字，在公文成文日期页倒数第二行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（十三）公文如有附件时，应另页编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号使用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（十四）公文页码一般使用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下。公文首页编排但不显示页码。附件与正文一起装订时，页码应连续编排。

第四章 行文规则

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制公文数量，凡属以下情况，不再制发公文：上级部门已作出明确规定，不需再作出具体部署和要求的；现行公文仍然适用的；对工作开展没有实质性内容、可发可不发的；常规性工作部署和要求的；可通过电话、传真、邮件、校园网、办公系统等方式有效办理的。

第九条 原则上学校党委和行政应当分别行文。涉及面广的重要事项，学校党委与行政可联合行文，使用“中共东北农业大学委员会文件”发文机关标志和“东农党发〔××××〕×号”发文字号。

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十一条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级单位负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级单位报送公文。

第五章 发文处理

第十二条 发文处理是指以学校名义制发公文的过程。包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、用印、核发、归档等程序。

第十三条 综合性学校公文由党政办公室负责组织有关单位起草。单一业务性学校公文由业务归属单位起草。对于涉及多个单位职权范围的学校公文，由牵头起草单位会同有关单位共同协商起草。公文起草应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现学校发文意图，并与现行上级和学校有关政策相衔接。

（二）一切从学校实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）严格控制公文篇幅，大力倡导“短实新”文风，公文的内容要简洁，主题要突出，观点要鲜明，结构要严谨，表述要准确，文字要精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）起草单位主要负责人应主持、指导重要公文起草工作。

第十四条 公文文稿起草后，起草单位应填写发文审批单，起草人应签字，起草单位主要负责人应签署意见。涉及多个单位职权范围的公文，牵头起草单位须请所涉单位主要负责人签署会签意见。填写完发文审批单后，起草人应将公文文稿电子版、纸介版及审批单送党政办公室发文办理人员初审；初审通过后，由党政办公室分管领导审核并签字。公文审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行上级和学校有关政策相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及多个单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

经审核不宜发文的公文文稿，由党政办公室退回起草单位并说明理由；符合发文条件但不符合公文格式或行文规则、内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改并经单位主要负责人审核签字后重新报送。

第十五条 公文审核后，由党政办公室报学校领导审批签发。党发公文由党委书记签发，校发公文由校长签发，党政联合公文由党委书记签发，其他公文由分管校领导签发。重要公文在学校党政主要领导签发前，分管校领导应在审批单上签署意见。签发人如对公文文稿有重大修改意见，党政办公室应及时反馈起草单位。起草单位按照意见修改后，再由党政办公室报签发人签发。签发人因故不能及时签发公文时，可授权委托其他校领导代签，或由党政办公室请示其同意后，再进行补签。签发人签发公文时，应在发文审批单签署意见、姓名和完整日期；只签名者，视为同意。

第十六条 已经签发的公文，党政办公室发文办理人员应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。复核无误后，再进行登记、印制、用印。正式分发前，要对公文的用印、印刷等情况再进行检查。

第十七条 学校积极推进数字化校园建设，待条件成熟后，凡可通过政务平台向校内各单位发送的公文，不再印发纸质公文。

第十八条 发文办理完毕，须归档的公文，应按学校档案管理有关规定及时归档。学校向上级单位报送的请示如有批复，须一同归档。有关单位如收到上级单位对学校请示的批复，应及时交送党政办公室。

第十九条 凡属被撤销的公文，视为自始无效；凡属被废止的公文，视为被废止之日起失效。

第六章 收文处理

第二十条 收文处理是指学校对外来公文的处理过程。外来公文是指上级单位、同级单位、不相隶属单位等以单位名义发给学校的正式公文。收文处理包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、归档、清退、销毁等程序。

第二十一条 学校各单位收到的外来公文，除可自行处理的事务性工作、会议通知等外，应及时送交党政办公室。党政办公室收文后，办公室文书应及时对收文编号、登记，填写文件批办单，并送党政办公室负责人及时拟办。

第二十二条 公文拟办时，拟办人应根据公文内容、要求，结合学校领导分工，签署拟办意见，送相关学校领导批办；可由相关单位自行处理的事务性工作，应直接转有关单位办理。

第二十三条 公文批办时，批办人应明确签署意见、姓名和批办日期。对需学校贯彻、落实、办理的公文，应明确公文的承办单位，如涉及多个承办单位，应明确牵头主办单位。

第二十四条 公文承办时，承办单位应及时按公文要求和批办意见办理，不得延误、推诿。紧急公文应在公文规定的时限内办理完毕，确有困难的应及时向发文单位或批办人说明情况。承办过程中，如有涉及其他单位职权范围的事项，应主动与相关单位协商，如有分歧且无法取得一致意见时报请学校处理。

第二十五条 公文传阅应严格履行登记签收手续，不得漏传、误传、延误，并随时掌握公文去向。各承办单位不得自行横向传阅，不得长期滞留公文，一般应在阅后三日内退还党政办公室。因特殊情况不能及时退还，应及时通知党政办公室并说明理由。密级公文应在办公室阅办。

第二十六条 紧急公文或重要公文，党政办公室可根据批办人授权，督促承办单位按期办结，并及时向批办人汇报办结情况。

第二十七条 收文办理完毕后，须归档的公文，应按照上级和学校档案管理有关规定及时归档，个人不得保存须归档的公文。须清退的公文，应按照发文单位要求及时清退。无归档和存查价值的公文，经鉴别和党政办公室分管领导批准后可销毁。

第二十八条 绝密级公文和密码电报不得复制。机密级、秘密级公文原则上不准复制，确因工作需要，须经学校党政主要负责人批准，由党政办公室登记、备案、复制。使用完毕后，须及时退还党政办公室按相关保密规定销毁。

第七章 附 则

第二十九条 学校下属各单位应高度重视学校公文处理工作，并配备专兼职人员负责此项工作。

第三十条 校纪委、校工会和校团委的公文处理工作，按照本系统的要求，参照本办法执行。黑龙江省乳品工业技术开发中心、黑龙江省大豆技术开发中心、黑龙江省纺织工业研究所的公文处理工作，参照本办法执行。

第三十一条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十二条 本办法自印发之日起施行，原《东北农业大学行政公文处理办法》（东农校发〔2004〕24号）同时废止。